KONSEP DAN PERMASALAHAN ADMINISTRASI

MANAJEMEN BIMBINGAN KONSELING

KONSEP DAN PERMASALAHAN ADMINISTRASI

UNTUK MEMENUHI SALAH SATU TUGAS

DOSEN PENGAMPU : Nur Hafiza, M.Pd

o

l

e

h

              

  Nur Aisyah                                  : 0102173209         

BIMBINGAN PENYULUHAN ISLAM

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI ISLAM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

SUMATERA UTARA

MEDAN

2019/2020

KATA PENGANTAR

Bismillahirrohmanirrohiim. Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, inayah, taufik, dan ilhamnya sehingga saya dapat menyelesaikan penyusunan tugas ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga mind mapping dan pembahasannya ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca. Pembuatan tugas  ini disusun dalam rangka untuk menyelesaikan tugas dari dosen saya ibu Nur Hafiza, M.Pd selaku pengampu materi Manajemen Bimbingan Konseling. Harapan saya semoga tugas ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, saran dan kritik saya harapkan, sehingga saya dapat memperbaiki bentuk maupun  isi tugas ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.

Tugas ini saya akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang saya miliki sangat kurang. Oleh karena itu saya harapkan kepada pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan pembuatan mind mapping dan pembahsannya ini. Akhir kata, saya sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membaca tugas saya ini, apabila ada kesalahan dalam penulisan saya mohon maaf. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai kita semua. Aamiin.

Medan, 08 April 2020

                                   penyusun

Mind Mapping :

KONSEP DAN PERMASALAHAN ADMINISTRASI

 A. Pengertian Administrasi

Administrasi pendidikan terdiri dari 2 kata yang masing-masing mempunyai pengetian tersendiri. kata administrasi menurut asal katanya berasal dari bahasa latin. Ad  dan  Ministrae, ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan memenuhi, jadi tugas utama seorang adminisatrator/manajer adalah memberikan layanan prima.

         Administrasi adalah kata kerja sedangkan kata bendanya adalah administration dan kata sifatnya adalah administratiavus. dalam kegiatan sehari-hari untuk istilah administrasi dibagi menjadi 2 pengertian yaitu : Administrasi dalam pengertian yang sempit adalah suatu pekerjaan tata usaha dalam kantor Administrasi dalam pengertian yang luas adalah seluruh proses kerja sama orang atau lebih dalam mencapai tujuan bersama.

Defenisi administrasi menurut para ahli :

      1.  Leonard D White merumuskan sebaagai "administration is a process comman to all group effort public or provaate, civil or millitaaary, large scaale or smaall scall" (administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok baik usaha pemerintah, ataupun swasta, sipil atau militer baik secara besar-besaran ataupun kecil-kecilaan).

      2.   H.A.Simon "administration can be defined aas the aactivitiesa if group cooperating to accomplish common goals" (administrasi dapat didefenisikan sebagai kegiatan kelompok orang-orang yaang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama).

     3. Dwoght Waldo "administrasi adalah suaatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalaiteit yaang tinggi".

     4. The Lianag Gie "administrasi adalah segenap proses penyelenggaraaaan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu". defenisi ini mendapat perubahan yatiu peoses penyelenggaraan diganti dengan rangkaian penaataaan. kemudian lebih disempurnakan yaitu administraasi adalah segenap rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapaai tujuan tertentu.

     5. S.p Siagiaan " adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

     6. Parajudi Atmosudirjo administrasi adalah pengendalian dan penggerakk dari suatu organisasi sedemikiaan rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yakni kepala organisasi.

 Secara keseluruhan Pengertian Administrasi itu dapat ditinjau dari tiga sudut : 

      a.   Administrasi dalam arti Institutionil, yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebagai suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama.

      b.  Administrasi dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil ialah segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk juga didalamnya tindakan untuk menenyukan tujuan itu sendiri, atau dengan kata lain bersifat melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan pada masa yang akan datang.

      c.   Administrasi sebagai proses, sebagai proses administrasi berarti keseluruhan proses yang berupa kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapainya suatu tujuan.

      B.     Proses Administrasi

        Administrasi dapat dialami dengan melihat, membahas, dan memahami prosesnya. Berbuat demikhan berarti menganalisis langkah-langkah yang harus diambil langkah-langkah yang diambil dalam proses administari pada dasarnya terdiri dari :

1. Perumusan dan Penentuan Tujuan Akhir

          Pembahasan teori administrasi tidak bisa tidak harus selalu dikaitkan dengan pencapaian tujuan akhir yang ingin dicapai. Baik para teoritisi maupun para praktisi mengakui bahwa suatu organisasi diciptakan dan administrasi dijalankan untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya. Tidak terlalu penting untuk mempersoalkan siapa yang menentukan tujuan akhir tersebut. Pada mulanya tujuan itu ditentukan oleh para pendiri organisasi yang kemudian diusahakan pencapaiannya oleh para anggota organisasi yang bergabung kemudian.

2. Perihal Strategi Organisasi

          Digunakan dalam konteks administrasi, istilah strategi sinonim dengan kebijaksanaan dasar. Peranannya yang paling penting ialah :

    a. Sebagai langkah pertama yang diambil dalam usaha mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

     b. Sebagai dasar untuk penyusunan dan penentuan rencana.

    c. Sebagai "rambu-rambu" utama penunjuk jalan yang seyogyanya ditempuh dalam mengemudikan jalannya roda organisasi.

           Suatu strategi ditetapkan setelah melalui dua tahap yang mendahuluinya, yaitu tahap penyusunan dan tahap perumusan. Penyusunan suatu strategi sebaiknya melibatkan seluruh jajaran organisasi, antara lain sebagai sumber ide dan saran.
3.  Penyusunan dan Penentuan Rencana

           Rencana merupakan rincian suatu strategi sekaligus sebagai langkah pertama dalam operasionalisasi strategi tersebut. Rencana merupakan suatu keputusan yang diambil sekarang untuk dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu di masa depan. Sebagai rincian strategi, rencana harus mengandung jawaban yang tepat tentang enam pertanyaan, yaitu :

a. Apa yang akan dikerjakan.

b. Di mana berbagai kegiatan akan diselenggarakan.

c. Bilamana berbagai kegiatan itu akan dilaksanakan.

d.  Metode dan teknik kerja apa yang akan diterapkan.

e. Siapa yang akan melakukan apa, dan

f. Mengapa semua itu harus dilakukan. 

4. Penyusunan Program Kerja

Suatu rencana bagaimanapun lengkapnya, masih perlu dijabarkan secara sistematik. Hasil penjabaran itu adalah suatu program kerja yang rinci. Rinci antara lain berarti :

     a. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan apa, bilamana, di mana, bagaimana, siapa dan mengapa.

    b. Terjadi kuantifikasi dari hasil-hasil yang diharapkan tercapai di samping kejelasan tentang mutu hasil pekerjaan sepanjang hasil tersebut dapat dikuantifikasikan.

     c. Terdapat kriteria pengukuran hasil dan prestasi kerja yang obyektif dan rasional.

     d. Disusun sedemikian rupa sehingga tidak lagi diinterpretasikan.

     e. Terdapatnya pola pengaturan interaksi antara seorang pelaksana dengan yang lain.
     5. Kegiatan Pengorganisasian

           Pengorganisasian merupakan fungsi organik manajemen yang kedua setelah perencanaan. Di samping materi pembahasan tentang pengorganisasian yang telah dikemukakan di atas, yang menyangkut tipe-tipe struktur organisasi dan prinsip-prinsipnya.
 6. Kegiatan Penggerakan

Penggerakan merupakan salah satu langkah penting dalam proses administrasi sekaligus merupakan salah satu fungsi organik manajemen. Sebagai langkah dan fungsi organik, penggerakan merupakan hal yang sangat penting, tetapi sekaligus paling sulit untuk dilaksanakan.   7.Penyelenggaraan Kegiatan Operasional

Selalu relevan untuk menekankan bahwa penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional dengan efisien, ekonomis dan efektif merupakan salah satu kunci keberhasilan organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Penyelenggaraan seluruh kegiatan operasional merupakan indikator yang paling penting tentang tepat tidaknya strategi, lengkap tidaknya rencana, sistematik tidaknya program kerja, cocok tidaknya struktur dan tipe organisasi yang digunakan mewadahi berbagai kegiatan, serta tidaknya teknik penggerakan yang digunakan.                               8. Hakikat Pengawasan dalam Proses Administrasi 
Seperti telah dimaklumi pengawasan merupakan langkah dan sekaligus salah satu fungsi organik manajemen yang sangat penting. Dikatakan demikian karena melalui pengawasanlah diteliti apakah hal-hal yang tercantum dalam rencana dilaksanakan dengan baik atau tidak.

9. Penilaian Sebagai Langkah dalam Proses Administrasi

Fungsi penilaian merupakan salah satu langkah dalam proses administrasi. Penilaian didefinisikan sebagai keseluruhan kegiatan pembandingan hasil yang nyatanya dicapai dengan hasil yang seharusnya dicapai berdasarkan strategi, rencana dan program kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.                                                                                                                            10.Penciptaan dan Pemanfaatan Sistem Umpan Balik

Pengetahuan tentang keberhasilan dan atau kekurangberhasilan itu dapat diperoleh secara lengkap apabila para manajer mampu menciptakan dan menggunakan suatu sistem umpan balik yang handal. Yang dimaksud dengan sistem umpan balik yang handal adalah keseluruhan cara, metode dan teknik penyampaian informasi yang akurat, mutakhir, lengkap dan dapat dipercaya tentang segala sesuatu yang terjadi dan tidak terjadi dalam organisasi dikaitkan dengan seluruh langkah dalam proses administrasi yang baru saja terjadi.
 

      C.    Personil Pelaksana

Personil pelaksana pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah adalah segenap unsur yang terkait dalam organigram pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah dengan koordinator dan guru pembimbing/konselor sebagai pelaksana utamanya. Uraian tugas masing-masing personil tersebut adalah : 1. Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab kegiatan pendidikan secara menyeluruh, khususnya dalam Bimbingan dan konseling Kepala sekolah memiliki tugas sebagai berikut :

  *Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pendidikan, yang meliputi kegiatan pengajaran, pelatihan, serta bimbingan dan konseling di sekolah;

 *Menyediakan dan melengkapi sarana dan prasarana yang diperlukan dalam kegiatan bimbingan dan konseling di sekolah;

   *Memberikan kemudahan bagi terlaksananya program bimbingan dan konseling di sekolah;

  *Melakukan supervisi terhadap pelaksanaan bimbingan dan konseling di sekolah;

  *Menetapkan koordinator guru pembimbing yang bertanggung jawab atas koordinasi pelaksanaan bimbingan dan konseling di sekolah berdasarkan kesepakatan bersama guru pembimbing.
**Menyiapkan surat pernyataan melakukan kegiatan bimbingan dan konseling sebagai bahan usulan angka kredit bagi guru pembimbing. Surat pernyataan ini dilampiri bukti fisik pelaksanaan tugas;

 *Mengadakan kerja sama dengan instansi lain (seperti Perusahaan/Industri, Dinas Kesehatan, kepolisian, Depag), atau para pakar yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan bimbingan dan konseling (seperti psikolog, dan dokter).

   2. Wakil Kepala Sekolah bertugas :

     *Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling kepada semua personel sekolah.

  *Melaksanakan kebijakan pimpinan sekolah terutama dalam pelaksanaan layanan bimbingan dan konseling.
  *Memberikan layanan orientasi seperti pengenalan sekolah dengan lingkungannya, tata tertib dan disiplin yang di tegakan sekolah.
   3. Koordinator Bimbingan dan Konseling bertugas :

  *Mengkoordinasikan para guru pembimbing dalam: (a) memasyarakatkan pelayanan bimbingan dan konseling; (b) menyusun program bimbingan dan konseling; (c) melaksanakan program bimbingan dan konseling; (c) mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan konseling; (d) menilai program bimbingan dan konseling; dan (e) mengadakan tindak lanjut.

  *Membuat usulan kepada kepala sekolah dan mengusahakan terpenuhinya tenaga, sarana dan prasarana;

  * Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kegiatan bimbingan dan konseling kepada kepala sekolah.

  4. Konselor atau Guru Pembimbing bertugas :

  *Memasyarakatkan kegiatan bimbingan dankonseling (terutama kepada siswa).

  *Merencanakan program bimbingan dan konseling bersama kordinator BK.

  * Merumuskan persiapan kegiatan bimbingan dan konseling.

  *Melaksanakan layanan bimbingan dan konseling terhadap siswa yang menjadi tanggung jawabnya (melaksanakan layanan dasar, responsif, perencanaan individual, dan dukungan sistem).

  * Mengevaluasi proses dan hasil kegiatan layanan bimbingan dan konseling.

  *Menganalisis hasil evaluasi.

  *Melaksanakan tindak lanjut berdasarkan hasil analisis penilaian.

  *Mengadministrasikan kegiatan bimbingan dan konseling.

 *Mempertanggungjawabkan tugas dan kegiatan kepada koordinator guru pembimbing atau kepada kepala sekolah.

 *Menampilkan pribadi sebagai figur moral yang berakhlak mulia (seperti taat beribadah, jujur; bertanggung jawab; sabar; disiplin; respek terhadap pimpinan, kolega, dan siswa).

  *Berpartisipasi aktif dalam berbagai kegiatan sekolah yang menunjang peningkatan mutu pendidikan di sekolah.
   5. Guru Mata Pelajaran bertugas :

  v  Membantu memasyarakatkan layanan bimbingan dan konseling kepada siswa.

  v Melakukan kerja sama dengan guru pembimbing dalam mengidentifikasi siswa yang memerlukan bimbingan dan konseling.

 v Mengalihtangankan (merujuk) siswa yang memerlukan bimbingan dan konseling kepada guru pembimbing.

  v  Mengadakan upaya tindak lanjut layanan bimbingan dan konseling (program perbaikan dan program pengayaan, atau remedial teaching).

  v  Memberikan kesempatan kepada siswa untuk memperoleh layanan bimbingan dan konseling dari guru pembimbing.

  v  Membantu mengumpulkan informasi yang diperlukan dalam rangka penilaian layanan bimbingan dan konseling.

  v Menerapkan nilai-nilai bimbingan dalam PBM atau berinteraksi dengan siswa, seperti : bersikap respek kepada semua siswa, memberikan kesempatan kepada siswa untuk bertanya, atau berpendapat, memberikan reward kepada siswa yang menampilkan perilaku/prestasi yang baik, menampilkan pribadi sebagai figur moral yang berfungsi sebagai ”uswah hasanah”.
  6. Wali Kelas bertugas :

  v  Membantu guru pembimbing melaksanakan layanan bimbingan dan konseling yang menjadi tanggung jawabnya.

  v  Membantu memberikan kesempatan dan kemudahan bagi siswa, khususnya di kelas yang menjadi tanggung jawabnya, untuk mengikuti layanan bimbingan dan konseling.

  v  Memberikan informasi tentang keadaan siswa kepada guru pembimbing untuk memperoleh layanan bimbingan dan konseling.

  v  Menginformasikan kepada guru mata pelajaran tentang siswa yang perlu diperhatikan secara khusus dalam belajarnya.
  7. Staf Administrasi

 v Membantu guru pembimbing (konselor) dan koordinator BK dalam mengadministrasikan seluruh kegiatan bimbingan dan konseling di sekolah;

  v  Membantu guru pembimbing dalam menyiapkan seluruh kegiatan bimbingan dan konseling.

  v Membantu guru pembimbing dalam menyiapkan sarana yang diperlukan dalam layanan bimbingan dan konseling

  v Menerima, menyimpan dan memberikan data atau informasi yang di perlukan untuk kelancaran program layanan.

  D.     Kegiatan Administrasi

Kegiatan-kegiatan administrasi tersebut secara singkat dapat dimengerti sebagai berikut :

   1.   Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan  orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu struktur atau susunan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Hasil dari kegiatan pengorganisasian ini yaitu struktur organisasi beserta hubungan wewenang dan tanggungjawabnya.
  2. Manajemen adalah rangkaian kegiatan menentukan tujuan, merencanakan, menggerakkan atau mengkoordinasi, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan untuk menjamin pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.

  3.Tata informasi atau tatausaha adalah perbuatan mengenai pembuatan, pengiriman, peminjaman, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan keterangan untuk menunjang dan memperlancar usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

  4.Tata komunikasi atau tatahubungan adalah kegiatan berupa penyampaian pesan (data, informasi, keterangan, berita) mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang ada atau terjadi dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

  5. Tata kepegawaian adalah perbuatan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia yang berupa penentuan kebutuhan tenaga kerja, pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, penggajian, penyejahteraan, pengembangan, pemutasian, promosi, dan pemberhentian tenaga kerja dalam rangka suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

   6.  Tata keuangan adalah perbuatan berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

   7. Tata perbekalan adalah kegiatan berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran barang-barang dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

  8. Tata hubungan masyarakat adalah perbuatan mengusahakan saling pengertian dan hubungan baik antara suatu organisasi dengan masyarakat sekitarnya.

   E. Masalah dan Solusi 
             Diantara masalah yang timbul dalam pelaksanakan administrasi bimbingan dan konseling adalah :

  1. Dalam hal peran dan fungsi personalia dalam pelaksanaan administrasi sering kali tidak mengetahui secara pasti tanggung jawabnya sesuai dengan aturan main yang sebenarnya dalam lingkup sekolah.

  2. Masih kurangnya sarana dan prasaran dalam menunjang kelancaran sistem administrasi yang di butuhkan di sekolah-sekolah yang di dalamnya  termasuk Fasilitas untuk pelayanan (tempat kegiatan, instrumen BK, Perangkat elektronik, buku panduan dan lain-lain).

  3.  Masih adanya ketimpangan antara jumlah guru pembimbing dengan jumlah siswa asuh, akibatnya guru pembimbing tidak maksimal dalam menjalankan tugasnya.

      Dalam rangka menanggulangi atau mengurangi masalah-masalah dalam pelaksanaan administrasi dapat di lakukan dengan berbagai solusi, diantaranya dilaksanakan melalui :

   1. Kerja sama antara guru pembimbing/konselor.

   2. Kerja sama antarpersonil sekolah.

   3. Kegiatan pengawasan yang sesuai standar oleh pengawas sekolah bidang bimbingan dan konseling.

   4.  Pengembangan fasilitas layanan.

  5.  Pertemuan kesejawatan professional, penataran, lokakarya, pertemuan ilmiah, keikutsertaan dalam organisasi profesi bk dan studi lajutan.

            

 

Referensi :

Burhanuddin Yusak. 2005. “Administrasi Pendidikan”, Pustaka Setia, Bandung.

             Dewa Ketut Sukardi. 2008.  Pengantar Pelaksanaan Program Bimbingan dan Konseling Di Sekolah. Jakarta: Rineka Cipta.

              Gunawan Ary H. 1996 .“Administrasi pendidikan sekolah” . Rineka Cipta: Jakarta.

lenterakonseling.blogspot.com › 2016/03 › konsep-dan-permasalahan di akses Senin, 06 April 2020 jam 17 : 00 wib.